Die 5 Stufen der Delegation: Warum deine Mitarbeiter nicht liefern (und was du dagegen tun kannst)

Es gibt einen Satz, der fast jedes kleine Business klein hält. Er hat nur fünf Wörter:

„Dann mach ich's halt selbst."

Ich habe ihn jahrelang gesagt. Und ich wette, du kennst ihn auch.

Er fällt meistens in genau diesem Moment: Du gibst eine Aufgabe ab. Du bist stolz auf dich, weil du endlich mal delegierst. Zwei Tage später kommt das Ergebnis zurück, und du denkst nur:

„Was ist denn das bitte für ein Mumpitz?"

Herzlichen Glückwunsch, du bist gerade in die Überlebensfalle getappt. Du machst wieder alles selbst, obwohl du doch eigentlich den Schritt vom Selbstständigen zum Unternehmer gehen wolltest.

Die gute Nachricht: In den meisten Fällen liegt es gar nicht an deinem Team. Es liegt daran, dass ihr nicht dieselbe Sprache sprecht. Genau dafür gibt es die 5 Stufen der Delegation.

Ich erkläre sie dir hier Schritt für Schritt, mit einem Beispiel, das sich durch alle Stufen zieht. Und mit den Fehlern, die ich selbst gemacht habe, damit du sie nicht auch machen musst.

Das eigentliche Problem: Du delegierst auf Stufe 5, dein Mitarbeiter hört Stufe 1

Wenn du eine Aufgabe abgibst, gibt es nicht nur „abgeben" oder „nicht abgeben". Es gibt fünf verschiedene Arten, wie du sie abgeben kannst. Von „Mach es genau so, wie ich es dir sage" bis „Mach einfach, ich vertrau dir komplett".

Das Problem entsteht, wenn du und dein Team diese Stufen nicht kennt.

Dann meinst du: „Entscheide du das mal."
Und dein Mitarbeiter versteht: „Ich soll ein paar Optionen raussuchen und dann fragen."

Oder umgekehrt: Du willst eigentlich noch mitreden, und er hat schon längst entschieden und umgesetzt.

Beide Seiten sind frustriert. Und beide haben irgendwie recht.

Die 5 Stufen der Delegation im Überblick

Das Modell habe ich mir nicht selbst ausgedacht. Wie die meisten guten Ideen habe ich es irgendwo gelernt, in dem Fall bei Michael Hyatt, einem amerikanischen Unternehmer und Autor (sein Buch Free to Focus kann ich dir empfehlen, auf Deutsch heißt es Setze deinen Fokus!^*). Props an der Stelle an Michael.

Damit das nicht so theoretisch bleibt, nehmen wir ein Beispiel, das du garantiert kennst:

Du brauchst ein neues Tool für deine Terminbuchung. Dein aktuelles nervt, Kunden beschweren sich, und du hast null Lust, dich darum zu kümmern. Perfekter Kandidat zum Delegieren.

Stufe 1: Mach es so, wie ich es dir sage

Das ist die niedrigste Stufe. Du hast schon alles recherchiert und entschieden. Dein Mitarbeiter setzt nur noch um, ohne vom Plan abzuweichen.

Im Beispiel: „Bitte leg uns einen Account bei Tool X an, nimm den Tarif Y, verbinde ihn mit meinem Kalender und schick den neuen Link an diese fünf Kunden. Genau so, bitte."

Klingt nach Kontrollfreak? Ist es ein bisschen. Aber gerade bei neuen Mitarbeitern ist das völlig in Ordnung. Du weißt ja noch gar nicht, wie die Person tickt, wie gut sie ist und wie sie Dinge angeht.

Stufe 1 ist kein Misstrauen, sondern ein Startpunkt.

Stufe 2: Recherchiere und berichte

Jetzt gibst du die Recherche ab. Dein Mitarbeiter sammelt Informationen und berichtet dir, was er gefunden hat. Ihr sprecht darüber. Entscheiden tust aber immer noch du.

Im Beispiel: „Schau dir mal an, welche Terminbuchungs-Tools es gibt, die mit unserem Kalender funktionieren. Schreib mir zusammen, was du findest, dann sprechen wir drüber und ich sag dir, welches wir nehmen."

Du sparst dir die Stunden, in denen du dich durch Vergleichsseiten klickst. Die Kontrolle behältst du trotzdem.

Stufe 3: Recherchiere und empfiehl

(Ich musste bei der Podcast-Aufnahme übrigens kurz überlegen, was der Imperativ von „empfehlen" ist. Es ist „empfiehl". Gern geschehen.)

Stufe 3 ist wie Stufe 2, mit einem wichtigen Unterschied: Dein Mitarbeiter gibt eine eigene Meinung ab. Er zeigt dir die Optionen mit Vor- und Nachteilen und sagt dann, was er an deiner Stelle tun würde. Wenn du zustimmst, gibst du frei und er setzt um.

Im Beispiel: „Ich hab mir vier Tools angeschaut. Hier sind die Vor- und Nachteile. Ich würde Tool B nehmen, weil es günstiger ist und Zahlungen direkt mit abwickelt." Und du sagst: „Passt, mach."

Und jetzt kommt der eigentliche Gewinn: Zum ersten Mal lernst du, wie dein Mitarbeiter denkt. Und er lernt, worauf du Wert legst. Das ist die Grundlage für alles, was danach kommt.

Stufe 4: Entscheide und informiere mich

Jetzt wird's spannend. Dein Mitarbeiter recherchiert, entscheidet und setzt um. Danach sagt er dir, was er gemacht hat.

Im Beispiel: „Kümmer dich um ein neues Buchungstool. Ich vertrau dir, dass du die beste Entscheidung triffst. Halt mich einfach auf dem Laufenden."

Ein Satz, den ich hier wichtig finde: „Ich möchte es nicht von jemand anderem erfahren." Dein Mitarbeiter ist jetzt verantwortlich. Du willst aber trotzdem wissen, was in deinem Unternehmen passiert.

Stufe 5: Handle selbstständig

Die Königsstufe. Volles Vertrauen. Kein Reporting. Dein Mitarbeiter entscheidet komplett selbst, wie die Aufgabe erledigt wird.

Im Beispiel: „Unsere Terminbuchung ist ab jetzt dein Bereich. Wie du das löst, ist mir egal. Du hast meine volle Unterstützung."

„Du hast meine volle Unterstützung." Diesen Satz würde ich mir an deiner Stelle aufschreiben. Er macht einen riesigen Unterschied.

Der häufigste Fehler: Wir starten direkt bei Stufe 5

Und jetzt kommt der Teil, bei dem ich mich selbst ertappt habe.

Wir Unternehmerinnen und Unternehmer neigen dazu, mit Stufe 5 anzufangen. Wir haben eine Aufgabe, die wir loswerden wollen, also heißt es:

„Mach das mal irgendwie. Tschüss."

Kein Kontext. Keine Rückfragen eingeplant. Kein Feedback. Und die Person kennt uns vielleicht erst seit drei Wochen und hat keine Ahnung, wie wir es gerne hätten.

Das ist kein Management by Delegation. Das ist Management by Abdication. Wir managen, indem wir abdanken.

Stufe 5 ist die Stufe, die am meisten Vertrauen und gemeinsame Erfahrung braucht. Und genau mit der fangen viele an. Dann wundern sie sich, dass das Ergebnis nicht passt, und sagen: „Siehste, delegieren funktioniert bei mir nicht."

Doch, funktioniert es. Nur nicht auf der falschen Stufe.

Delegation ist kein Schalter, sondern ein Gaspedal

Das ist für mich der wichtigste Gedanke im ganzen Artikel.

Delegieren ist nicht 0 oder 1. Nicht „bisher mache ich alles selbst, ab Montag macht mein Team alles".

Es ist ein Gaspedal. Du gibst langsam Gas:

• Erst Stufe 1, damit dein Mitarbeiter versteht, wie du arbeitest.
• Dann Stufe 2 und 3, mit vielen Feedbackschleifen, damit ihr euch kennenlernt.
• Und irgendwann Stufe 4 und 5, wenn auf beiden Seiten Vertrauen gewachsen ist.

Die ersten drei Stufen haben nicht ohne Grund so viele Feedbackschleifen. Dein Mitarbeiter muss erst einmal herausfinden, wie er eine Aufgabe so erledigt, dass du am Ende glücklich bist. Das kann er nicht ab Tag 1 wissen. Woher denn auch?

Aber: Es soll auch nicht auf Stufe 1 bleiben. Du stellst Menschen ja nicht ein, um ihnen für immer jeden Handgriff vorzugeben. Du stellst sie ein, damit sie selbst denken und handeln.

So führst du die 5 Stufen in deinem Team ein

Das Modell bringt dir wenig, wenn nur du es kennst. Der eigentliche Hebel ist, dass alle dieselbe Sprache sprechen.

1. Erklär die Stufen einmal deinem ganzen Team.
Im nächsten Teammeeting, per Loom-Video oder du schickst einfach diesen Artikel rum. (Ich hätte nichts dagegen.)

2. Nenn bei jeder Aufgabe die Stufe dazu.
Zum Beispiel direkt im Aufgabentitel: „[Stufe 3] Neues Buchungstool finden". Dauert zwei Sekunden und spart dir Stunden an Missverständnissen.

3. Definier das Ergebnis, nicht den Weg.
Spätestens ab Stufe 4 geht es nicht mehr darum, eine Aufgabe zu erledigen, sondern darum, ein Ergebnis zu verantworten. „So soll es am Ende aussehen. Wie du dahin kommst, ist deine Sache."

4. Geh bewusst eine Stufe höher.
Wenn Aufgaben auf Stufe 3 drei-, viermal gut laufen, gib die nächste auf Stufe 4 ab. Gaspedal, du erinnerst dich.

Wenn beide Seiten wissen, dass eine Aufgabe auf Stufe 4 delegiert wurde, sind die Erwartungen klar. Und du kannst nicht mehr so leicht enttäuscht werden.

Bonustipp: Halt die Klappe, wenn's nicht perfekt ist

Okay, das war jetzt etwas direkt. Aber es ist der schwerste Teil.

Es wird passieren, dass dein Mitarbeiter eine Entscheidung trifft, die du anders getroffen hättest. Und unser Reflex ist dann: „Ähm, ja, also eigentlich hätte ich mir das ja so und so gewünscht …"

Was lernt dein Mitarbeiter daraus?

„Mir werden Aufgaben übergeben, ich erledige sie, und am Ende ist es eh falsch."

Und was macht er beim nächsten Mal? Er fragt vorher nach. Und beim übernächsten Mal auch. Du konditionierst dein Team darauf, keine Fehler machen zu wollen. Damit landest du direkt wieder in der Entscheidungsfalle: Du entscheidest den ganzen Tag für andere, obwohl du sie eingestellt hast, damit sie selbst entscheiden.

Deshalb: Manchmal musst du die Zähne zusammenbeißen und sagen:

„Cool, dass du selbstständig entschieden hast. Genau dafür habe ich dich eingestellt. Lass uns mal schauen, was dabei rauskommt."

Wir lernen alle durch Fehler. Dein Team auch. Wenn du ihnen jeden Fehler abnimmst, nimmst du ihnen auch das Lernen ab.

Der Affe auf deiner Schulter

Ein Bild, das mir dabei sehr hilft: Stell dir vor, jede Aufgabe ist ein Affe, der auf deiner Schulter sitzt. Wenn du delegierst, setzt du den Affen auf die Schulter deines Mitarbeiters.

Zwei Stunden später klopft es an deiner Tür. „Du, kurze Frage …"

Und zack, sitzt der Affe wieder bei dir.

Mit jeder Rückfrage, die du für deinen Mitarbeiter beantwortest, nimmst du den Affen zurück. (Das Bild stammt ursprünglich von William Oncken. Im deutschsprachigen Raum hat es unter anderem Stefan Merath bekannt gemacht, dessen Buch Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer^* ich dir ebenfalls ans Herz lege.)

Warum Delegieren so schwerfällt (und warum es trotzdem sein muss)

Wenn du dich beim Lesen gedacht hast „Ja, aber ich kann einfach nicht gut delegieren", dann bist du in guter Gesellschaft.

Als Selbstständiger hast du ein Ego aufgebaut, das dich lange getragen hat: „Ich mach alles selbst. Ich bin Buchhaltung, Vertrieb und Leistungserbringung in einer Person."

Genau diese Einstellung, die dich bis hierhin gebracht hat, bricht dir beim Thema Delegation das Genick.

Denn wenn dein Business an dir als Person hängt, hast du kein Business. Dann hast du einen Job.

Bist du krank? Kein Geld.
Hast du keine Lust? Kein Geld.
Hörst du auf zu arbeiten? Kein Geld.

Mein Lieblingstest dafür: Kannst du morgens in den Spiegel schauen und sagen „Ich bin die unwichtigste Person in meinem Unternehmen"? Und es nicht nur rational sagen, sondern auch wirklich fühlen?

Wenn ja: Glückwunsch, du bist Unternehmer.
Wenn nein: Willkommen im Club, dann sind die 5 Stufen der Delegation dein nächster Schritt.

Kurz und knapp

Häufige Fragen zu den 5 Stufen der Delegation