Business-Kennzahlen: Mit diesen 4 KPIs erkennst du, ob dein Business gesund ist

Weißt du, wie viele Milliliter Öl gerade in deinem Auto sind?

Ich auch nicht. Und trotzdem fahren wir beide jeden Tag ziemlich entspannt durch die Gegend. Weil vorne im Cockpit eine kleine Lampe sitzt, die rechtzeitig gelb wird. Und spätestens bei Rot fahren wir rechts ran.

Bei deinem Business sieht das oft anders aus. Da gibt es keine Lampe. Da gibt es ein Bauchgefühl, einen grob geschätzten Monatsumsatz und irgendwann eine Überraschung auf dem Konto.

Dabei brauchst du für dein Business genau so ein Cockpit. Kein Controlling-Monster mit zwanzig Tabellenblättern, sondern vier Kennzahlen und eine Ampel. In diesem Artikel zeige ich dir das System, mit dem mein Geschäftspartner Timo Eckhardt und ich unsere Unternehmen steuern. Es heißt ACDC. Und nein, mit der Band hat es nichts zu tun.

Warum Bauchgefühl als Kennzahl nicht reicht

Viele Selbstständige führen ihr Business nach Gefühl. Sie wissen ungefähr, wie viel Umsatz im Monat reinkommt. Das ist dann aber auch schon das Höchste der Gefühle.

Das Problem daran: Wenn irgendwo etwas schiefläuft, merkst du es erst, wenn es längst wehtut. Weniger Anfragen, schlechtere Abschlüsse, unzufriedenere Kunden. All das passiert leise, Wochen bevor es auf dem Konto sichtbar wird.

Ich gebe zu, es ist ein bisschen unromantisch, ein Business irgendwann vor allem über Kennzahlen zu steuern. Natürlich gibt es auch Dinge, die du qualitativ bewertest. Aber nur anhand von Zahlen siehst du, wo du gerade wirklich stehst. Und nur dann ist dein Wachstum kein Zufall mehr.

Spätestens wenn du mehrere Unternehmen, Beteiligungen oder Beratungsprojekte hast (so wie Timo und ich), brauchst du einen schnellen Blick, der dir sagt: Läuft es gerade? Geht es bergauf oder bergab?

Das Cockpit-Prinzip: Du musst kein Ingenieur sein

Zurück ins Auto. Im Cockpit hast du Tacho, Drehzahlmesser, vielleicht eine Anzeige für die Öltemperatur. Je nachdem, in welchem Auto du sitzt.

Um all das zu verstehen, musst du kein Ingenieur sein. Die Anzeigen sagen dir im Grunde nur eins: Bist du im grünen, im gelben oder im roten Bereich?

Wird das Öl knapp, geht die gelbe Lampe an. Wird es kritisch, wird sie rot. Wie viele Milliliter genau drin sind, interessiert dich dabei nicht. Du willst nur wissen, ob dein Motor gerade in Gefahr ist. Und nur dann handelst du.

Genau so funktioniert ein KPI-gesteuertes Business:

• Du schaust regelmäßig auf vier Hauptkennzahlen.
• Solange alles grün ist, musst du nichts tun.
• Erst wenn eine Kennzahl gelb oder rot wird, gehst du tiefer rein und schaust dir die Unterkennzahlen an.

Das spart dir unglaublich viel Zeit. Und Nerven.

Das ACDC-Modell: Vier Kennzahlen für dein ganzes Business

KPI steht übrigens für Key Performance Indicator, auf Deutsch: Leistungskennzahl. Damit du dir die vier wichtigsten nicht mühsam merken musst, gibt es das ACDC-Modell.

ACDC steht hier nicht für die Band. Und auch nicht für Wechselstrom und Gleichstrom. (Props an alle, die das aus dem Physikunterricht noch wussten.) Sondern für:

Stell dir eine Tabelle vor, die nur diese vier Spalten hat. Plus eine fünfte für das Datum. Das ist dein komplettes Business-Cockpit.

Welche Kennzahl du genau in welche Spalte packst, hängt von deinem Geschäftsmodell ab. Schauen wir uns die vier Bereiche mal einzeln an.

A wie Attract: Kommen genug Interessenten?

Hier misst du, wie viele Menschen auf dich aufmerksam werden. Je nach Business können das neue Follower auf Social Media sein, Eintragungen in deine E-Mail-Liste oder Hörer deines Podcasts.

Ein Beispiel: Aktuell tragen sich pro Woche etwa zehn Leute in deinen Newsletter ein. Das ist dein Normalwert. Tragen sich nur acht ein, ist das gelb. Sind es sechs oder weniger, ist es rot.

Und dann weißt du sofort: Hier stimmt etwas nicht. Ist deine Landingpage abgeschmiert? Funktioniert dein E-Mail-Tool nicht? Hast du ein neues Freebie, das einfach niemanden interessiert?

C wie Convert: Werden aus Interessenten Kunden?

Hier geht es darum, wie viele Interessenten du zu Kunden machst. Du kannst die Abschlussquote messen oder auch den Umsatz, der dabei herauskommt.

Ein Beispiel aus einem unserer Unternehmen: Wir wissen, dass von zehn Menschen im Verkaufsgespräch am Ende ungefähr sieben Kunden werden. Das ist eine Abschlussquote von 70 Prozent. Alles ab 70 Prozent ist grün, zwischen 50 und 70 Prozent ist gelb, unter 50 Prozent ist rot.

Rutschen wir in einer Woche in den gelben Bereich, fragen wir: Was ist passiert? Bei uns werden Interessenten vorqualifiziert. Nur wer bestimmte Kriterien erfüllt, kommt überhaupt ins Verkaufsgespräch. Also schauen wir zum Beispiel:

• Sind weniger passende Menschen in die Gespräche gekommen?
• Hat die Person, die die Vorqualifizierung macht, ihr Skript geändert?
• Gibt es eine neue Quelle für Anfragen, über die plötzlich ganz andere Menschen reinkommen?

D wie Deliver: Sind deine Kunden wirklich zufrieden?

Irgendwie musst du deine Leistung ja auch erbringen. Und du willst wissen, ob das, was du ablieferst, wirklich einen Mehrwert stiftet. Denn nur zufriedene Kunden bleiben, kaufen wieder und empfehlen dich weiter.

Eine einfache Kennzahl dafür ist der Net Promoter Score. Das ist die bekannte Frage: „Wie wahrscheinlich ist es, dass du uns einem Freund oder Bekannten weiterempfiehlst?" Unser Ziel ist immer eine 9 oder 10.

Fällt der Wert in einer Woche plötzlich auf 7, schauen wir uns die einzelnen Fälle an. Ist mit einzelnen Kunden etwas schiefgelaufen? Haben wir etwas an unserer Leistung verändert?

C wie Cash / Collect: Stimmt das Geld?

Im letzten Bereich geht es ums Geld: Umsatz, Gewinn, Cashflow, abgeschlossenes Auftragsvolumen und deine Ausgaben. Bei uns ist hier zum Beispiel der Cashflow die wichtigste Kennzahl.

Ein Beispiel: Du willst eine Marge von 70 Prozent. Das heißt, höchstens 30 Prozent deines Umsatzes dürfen für Ausgaben draufgehen. Wurde das überschritten? Wenn ja, warum?

Wenn dich das Thema Geld genauer interessiert, lies auch meinen Artikel zur Profit First Methode. Da geht es darum, wie du dafür sorgst, dass am Ende wirklich Gewinn übrig bleibt.

So legst du deine Ampel-Grenzwerte fest

Bevor du Grenzwerte festlegst, brauchst du erst einmal Daten. Lass das Ganze ein paar Wochen bis Monate laufen, damit du deinen Normalbereich kennst.

Es bringt nichts, Grenzwerte in einem Bereich festzulegen, in dem du noch gar nicht unterwegs bist. Natürlich hätte ich gern 10.000 neue E-Mail-Abonnenten pro Woche. Wenn sich aktuell aber zehn eintragen, ist das unrealistisch. Und eine Ampel, die immer rot ist, ignorierst du nach zwei Wochen sowieso.

So könnte deine Ampel mit den Beispielen von oben aussehen:

Die Zahlen sind natürlich nur Beispiele. Wichtig ist das Prinzip: Du definierst, was normal ist, und ab wann du genauer hinschauen musst.

Der Wochenrhythmus: Das KPI-Meeting am Montag

Wir erfassen unsere Zahlen täglich, schauen sie uns aber im Wochenrückblick an. Montags haben wir ein KPI-Meeting, in dem wir auf die Kennzahlen der letzten Woche schauen. Natürlich betrachten wir zusätzlich auch Monate, Quartale und das Jahr. Der Hauptrhythmus ist aber die Woche.

Ganz wichtig: Wir schauen uns die Zahlen gemeinsam mit den Verantwortlichen an. Die Vertriebszahlen also zum Beispiel mit dem Vertriebsleiter. Nur so werden die Kennzahlen für dein Team zu etwas, an dem es sich orientiert, und nicht zu etwas, das der Chef einmal im Monat kritisch beäugt.

Jede Führungskraft verantwortet dabei eine KPI. So weiß jeder: „Ich bin dafür zuständig, dass meine Zahl stimmt."

Der Nordstern: Eine Zahl, die alle kennen

Über den vier ACDC-Kategorien steht noch eine Kennzahl: dein Nordstern. Das ist das eine große Ziel, das für alle gilt.

Sagen wir, dein monatliches Umsatzziel liegt bei 100.000 Euro. Dann kannst du dieses Ziel auf die einzelnen Kennzahlen herunterbrechen. Aber die 100.000 Euro selbst sollte jeder kennen, der an der Wertschöpfung beteiligt ist.

Darunter hat dann jeder Mitarbeiter seine eigenen Kennzahlen. Und plötzlich zieht das ganze Team in dieselbe Richtung, ohne dass du jeden Tag erklären musst, wohin.

Raus aus dem Klein-Klein: Du musst nicht jede Aufgabe kennen

Jetzt kommt ein Punkt, der mir besonders wichtig ist.

Ich weiß ehrlich gesagt nicht, welche einzelnen Aufgaben gerade in unseren Unternehmen anstehen. Ich kenne die Projekte, die gerade laufen. Aber nicht jede einzelne Aufgabe.

Und das ist auch gut so. Je mehr du vom Selbstständigen zum Unternehmer wirst, desto mehr musst du rauszoomen. Du steckst nicht mehr in jedem Prozess drin, sondern schaust von oben drauf: Ist das gesund? Ja oder nein? Wie beim Auto: Tank leer, Öl knapp, Motor überhitzt?

Und wenn eine Kennzahl nicht stimmt, schaust du sie dir gemeinsam mit der Person an, die den Bereich verantwortet. Bei uns sind das Geschäftsführer oder andere Manager. Du fragst nach, ihr geht gemeinsam tiefer rein. Und die verantwortliche Person sorgt dafür, dass die Prozesse und Aufgaben so laufen, dass die Zahlen wieder stimmen.

Dafür musst du natürlich Verantwortung abgeben können. Wie das Schritt für Schritt klappt, liest du im Artikel über die 5 Stufen der Delegation.

So startest du mit deinem eigenen Business-Cockpit

1. Wähl pro ACDC-Bereich eine Kennzahl.
Eine für Attract, eine für Convert, eine für Deliver, eine für Cash. Nicht zehn. Vier.

2. Bau dir eine simple Tabelle.
Eine Spalte für das Datum, vier Spalten für deine Kennzahlen. Mehr brauchst du am Anfang nicht.

3. Sammel ein paar Wochen lang Daten.
So lernst du deinen Normalbereich kennen, bevor du irgendetwas bewertest.

4. Leg deine Grenzwerte fest.
Was ist grün, was ist gelb, was ist rot? Realistisch, nicht aus deinem Wunschdenken heraus.

5. Schau einmal pro Woche drauf.
Zum Beispiel am Montag. Geh nur dort tiefer rein, wo etwas gelb oder rot ist.

6. Definier deinen Nordstern und teil ihn mit deinem Team.
Und gib jeder Kennzahl eine verantwortliche Person.

Kurz und knapp

Häufige Fragen zu Business-Kennzahlen